Penerapan Quick Wins Dalam Pelaksanaan Tugas APIP

Hubbard, (2007) menyebutkan bahwa dalam peningkatan kinerja atau peningkatan level kematangan suatu organisasi perlu diawali dengan identifikasi untuk penentuan tindakan-tindakan/kegiatan-kegiatan prioritas yang berdampak besar terhadap seluruh aktivitas organisasi. Kegiatan prioritas ini sebaiknya murah, tinggi dampak, tersedia sumberdaya lainnya, sudah disosialisasikan ke seluruh staf terkait, mempunyai tingkat kesulitan rendah dan dapat dilihat hasilnya dalam satu tahun dan dapat segera dimulai.

Harapan masyarakat terhadap APIP menjadi bukti tuntutan untuk memberikan tindakan nyata terhadap perbuatan yang termasuk kategori korupsi.  Sehingga hal ini merupakan suatu isyarat untuk memahami peran dan fungsinya,  yang merupakan salah satu upaya yang mengiringi budaya kerja dalam pemenuhan tugas dan kewajiban.

Terwujudnya APIP yang handal merupakan tujuan dari upaya pemberdayaannya dalam konsep strategi peningkatan kapasitas pengawasan intern pemerintah melalui pembinaan dan tata kelola (Konferensi Nasional APIP, 2010), sedangkan sasaran yang akan dicapai :

a.  Membangun komitmen dan meningkatkan pemahaman atas pentingnya mewujudkan APIP yang efektif menurut kriteria PP Nomor 60 Tahun 2008, yaitu peran APIP  dalam assurance, consulting activities dan anticorruption activities,

b.  Membangun komitmen dan meningkatkan pemahaman atas peran APIP dalam peningkatan kualitas laporan keuangan (peningkatan opini BPK), efisiensi dan efektivitas  pengelolaan keuangan negara dan pencegahan korupsi Pengadaan Barang dan Jasa/PBJ (early warning system),

1. Meningkatkan pemahaman atas pentingnya peningkatan kualitas tata kelola APIP.

Diharapkan peran APIP dalam mengawasi pencapaian kinerja pemerintahan didasari oleh indikator pengendalian intern, kualitas database, assurance, sistem dan proses pendidikan/pelatihan yang berbasis kompetensi, serta ketaatan pada aturan dalam rangka meningkatnya pelayanan publik dengan tetap sinergi bersama lembaga pemeriksa eksteren.

Di dalam pelaksanaan tugas terdapat beberapa area perubahan yang menjadi tujuan keberadaan APIP yang handal, sehingga setiap perubahannya dapat memberikan dampak antara lain pada penurunan praktek KKN, meningkatnya kualitas pengelolaan kebijakan dalam pelayanan publik, meningkatnya produktivitas aparatur, meningkatnya kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan hasil – hasil pembangunan secara nyata dapat dirasakan oleh seluruh masyarakat. Kondisi tersebut akan dicapai melalui berbagai upaya antara lain dengan penerapan quick wins. Hal ini merupakan salah satu implementasi dari perubahan secara birokrasi sebagaimana yang selalu diharapkan tidak hanya oleh masyarakat tetapi bagaimana APIP harus berbuat juga bagi organisasinya.

Untuk mengantisipasi dinamika pembangunan saat ini dan dimasa mendatang,  kinerja APIP perlu segera ditingkatkan yang diawali dengan identifikasi kondisi saat ini dan selanjutnya menyusun rencana peningkatan mutunya. Kegiatan awal untuk memulai perjalanan menjadi organisasi unggul disebut sebagai program percepatan ”quick wins”.

PermenPAN dan RB Nomor 13 Tahun 2011 disebutkan bahwa quick wins atau sering juga disebut low hanging fruits adalah suatu inisiatif yang mudah dan cepat dicapai yang mengawali suatu program besar dan sulit. Quick wins bermanfaat untuk mendapatkan momentum awal yang positif dan kepercayaan diri untuk melakukan sesuatu yang berat. Quick wins untuk setiap perubahan bagi kinerja APIP dapat berupa; organizations quick wins regulations quick wins atau human resources quick wins.

Apabila disepakati bahwa program quick wins yang menjadi awal upaya peningkatan hasil pelaksanaan tugas APIP, maka terdapat 3 (tiga) pilihan quick wins, yaitu :

a) Penguatan administrasi.

Administrasi meliputi ketatausahaan (keuangan, kepegawaian, perlengkapan) dan kegiatan surat menyurat/pengarsipan yang terkait dengan ketiga bidang di atas serta merupakan 3 (tiga) hal yang secara umum perlu diberi perhatian dalam penyempurnaan dimasa mendatang yang akan mendukung peningkatan kinerja APIP dalam pelaksanaan tugas.

b) Penguatan review internal.

Sutojo dan Jolin (2005), mengatakan bahwa sistem pengendalian yang lemah telah menyebabkan banyak perusahaan-perusahaan swasta dan pemerintah menjadi bangkrut, karena tidak adanya prosedur chek and balance, lemahnya sistim supervisi dan perangkapan jabatan. Tangkilisan (2008) menyebutkan bahwa evaluasi program diperlukan supaya program tersebut berjalan efektif, dengan mengetahui terlebih dahulu permasalahan, sehingga akan dapat mengambil tindakan lebih cepat atau mengadakan koreksi internal lebih cepat.  Program pemeriksaan yang disusun memerlukan tidak hanya pelaksanaannya, tetapi juga bagaimana dapat berdaya dan berhasil guna bagi pelaksanaan audit.

c) Pembinaan personil.

Edersheim (2008), menyebutkan bahwa keunggulan-keunggulan organisasi terletak pada pengelolaan sumberdaya manusianya dan memaksimalkan kontribusi setiap orang dalam organisasi (meningkatkan kontribusi masing-masing terhadap tujuan organisasi). Hal yang perlu ditingkatkan dalam SDM adalah bagaimana membentuk kolaborasi untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan (Pearce et al., 2010).

Juga perlu pembentukan visi sehingga setiap orang mempunyai gairah, motivasi, arah dan tujuan (Stanley, 2002). Kemudian yang terpenting dalam pengelolaan sumberdaya manusia adalah pengelolaan waktu.  Peningkatan mutu APIP merupakan bagian dari kinerja organisasi audit, dan memerlukan syarat mutlak dalam persetujuan penganggarannya.

Quick wins pada pelaksanaan tugas APIP harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Berasal dari program-program reformasi birokrasi, yang mendukung pencapaian tujuan dan sasaran pelaksanaan audit;
2. Merupakan bagian utama (core business) dari peran, tugas, fungsi, dan karakteristik organisasi audit;
3. Memberikan dampak perbaikan yang besar dan dapat dirasakan oleh para pemangku kepentingan eksternal dan internal organisasi;
4. Merupakan sebuah aktivitas nyata dan dirasakan manfaatnya secara cepat oleh pemangku kepentingan utama (eksternal dan internal organisasi).

Percepatan kinerja pada pelaksanaan tugas APIP perlu dukungan percepatan formulasi sejumlah peraturan perundang-undangan yang menjadi pengungkit reformasi birokrasi yang bersifat nasional, dan akan berdampak pada aplikasi sistem.  Sistem tersebut dapat dilakukan dengan menerapkan antara lain berupa e-government, seperti melalui sistem e-procurement dalam proses tender, sistem promosi terbuka, ataupun juga bisa dilakukan melalui revitalisasi PNS, pengembangan dan penegakan etika pejabat melalui pedoman etika, pakta integritas, dan penanganan konflik kepentingan,serta pilot project pelayanan publik (PermenPAN dan RB No: 14 Tahun 2011).

Keberhasilan mewujudkan rencana quick wins akan menjadi momentum strategis kelangsungan reformasi birokrasi audit. Kegagalan quick wins pada pelaksanaan audit dapat menjadi awal kegagalan reformasi birokrasi. Sehingga, masyarakat dapat dengan mudah menyatakan bahwa kegagalan melaksanakan reformasi, karena gagal quick wins-nya. Oleh karena itu menjadi perhatian utama untuk merencanakan quick wins secara matang dan sesuai harapan pemangku kepentingan utama, serta merencanakan secara rasional sehingga memenuhi persyaratan bahwa rencana quick wins implementable, sehingga dapat dinyatakan Quick wins adalah penerapan standar yang terukur dengan target yang nyata.

Upaya mewujudkan program dan kegiatan dalam pelaksanaan tugas memerlukan waktu dan upaya yang sungguh-sungguh untuk merealisasikannya. Kendalanya terdapat pada cara pandang individu APIP, budaya kerja organisasi yang resisten terhadap perubahan, rentang kendali organisasi yang besar serta rendahnya kepercayaan masyarakat terhadap sistem.  Solusi yang harus dibangun adalah dengan membangun kepercayaan masyarakat (public trust building) dengan terlebih dahulu melakukan penguatan internal organisasi audit.

Solusi yang ditawarkan dalam mendukung pelaksanaan tugas audit adalah menyiapkan pelaksanaan kegiatan yang dapat dijadikan program quick wins. Pelaksanaan kegiatan unggulan calon program quick wins adalah yang dapat dengan mudah terlihat,  serta manfaatnya dapat dirasakan langsung oleh masyarakat pelanggan utama maupun pemangku kepentingan (stake holders).

Sehubungan dengan itu, langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan melalui kegiatan- kegiatan:

1. Pembentukan Tim Pelaksana Kegiatan Program quick wins;
2. Penyusunan rencana dan jadwal kerja serta target penyelesaian dan penyusunan anggaran;
3. Menyusun dan menetapkan metode monitoring dan evaluasi pelaksanaan quick wins audit serta mekanisme pelaporan pelaksanaannya;
4. Menetapkan Indikator Kinerja Utama (IKU) yang akan menjadi sasaran yang ingin dicapai, menetapkan target program quick wins serta menentukan ukuran kualitas dari target yang ditentukan; dan
5. Melengkapi seluruh kebutuhan komponen pelaksanaan quick wins.

Melalui quick wins dalam pelaksanaan tugas audit diharapkan memperoleh momentum awal yang positif dan juga kepercayaan diri, untuk selanjutnya melaksanakan reformasi birokrasi secara konsisten dan berkelanjutan dan diimplementasikan melalui Program Kerja Pemeriksaan. Pada kegiatan Implementasi, dapat dilihat keterkaitan antara aktifitas-aktivitas dalam quick wins audit dan dilakukan dengan mengikuti tahapan-tahapan yang dikembangkan.  Kegiatan monitoring dilakukan untuk mendapatkan informasi yang setepat-tepatnya terhadap pelaksanaan/implementasi aktivitas persiapan quick wins. Juga untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan aktivitas dikaitkan dengan rencana persiapan yang sudah disusun.

Aktivitas/aktivitas ini meliputi memeriksa dan mencatat keadaaan yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan yang berlangsung. Sasaran monitoring ditujukan pada terciptanya transparansi dalam proses pelaksanaan program audit dan memperbaiki proses pelaksanaannya. Dalam monitoring ini yang perlu diperhatikan adalah indikator penilaiaan, mekanisme dan analisis data monitoring yang akan berbeda pada setiap quick wins.

Evaluasi dilakukan untuk mengetahui kesesuaian pelaksanaan quick wins dalam pelaksanaan audit dan tujuan persiapan yang telah ditetapkan. Evaluasi dilakukan dengan memberikan penilaian dari hasil kegiatan/aktivitas dalam kurun waktu tertentu. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui tingkat keberhasilan pelaksanaan program, kegiatan evaluasi tim evaluasi dan metoda evaluasi (instrument, indikator, mekanisme, analisis, pelaporan).  Perbaikan dari Quick Wins dilakukan berdasarkan hasil dari monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan (Butar-Butar, 2008 dan 2012).

Tahap Implementasi, monitoring dan perbaikan Quick wins dilakukan sesuai dengan quick wins yang telah direncanakan. Sehingga akan diperoleh hasil laporan dengan karateristik yang berbeda, baik dalam proses implementasi maupun metoda (instrument, indikator, mekanisme, analisis, dan pelaporan).  Hal-hal tersebut dilakukan untuk memperoleh hasil kerja APIP yang handal dan bukan berandal dalam pelaksanaan tugas.

BAHAN BACAAN

Anonim. 2008. Kajian manajemen stratejik. Modul III Diklat Kepemimpinan Tingkat II. Lembaga Administrasi Negara. Kedeputian Bidang Diklat Spimnas. Jakarta 2008.

Butar-Butar, T., 2012. Perjalanan Kementerian Kehutanan Menjadi Organisasi Unggul Melalui Sembilan Syarat Sukses Dalam Konteks Reformasi Birokrasi (Journey of Ministry of Forestry to Winning Organization ThroughNine Conditions for Success in the Contex of Bureaucracy Reformation. Pusat Penelitian dan Pengembangan Perubahan Iklim dan Kebijakan Jalan Gunung Batu No.5. PO. Box. 272. Bogor 16118 Telp (0251) 8633944. Faks(0251) 8634924, E-mail : tigtars@yahoo.co.id

Butar-butar, T. 2008. Study manejemen pada beberapa institusi penelitian di Australia as a learning process in Indonesia. Jurnal Analisis Kebijakan Kehutanan. 5 (1). Pusat Penelitian Sosial Ekonomi dan Kebijakan Kehutanan. Bogor. pp; 19-28.

Edersheim, E.H. 2008. The Definitive Dracker. PT. Buana Ilmu Populer. Kelompok Gramedia Jakarta.

Hubbard, Samuel Cocks and Heap, 2007. The First XI. Winning Organization in Australia. John Wiley and Sons, Ltd Australia.

Konferensi Nasional APIP Tahun 2010, 23 s.d 26 November 2010, Hotel Horison, Bandung.

Pearce, CL., JA. Maciariello dan H. Yamawaki, 2010. The Drucker Difference. Inspirasi Manajemen Terbesar di Dunia Bagi Para Pemimpin Bisnis saat ini. PT. Ufuk Publishing Home.  Jakarta.

Stanley, A. 2002. Visioneering. Bagaimana Mengubah Visi Anda Menjadi Kenyataan. Yayasan ANDI. Yogyakarta.

Sutojo, S dan AE.Jolin.2005. Good Corporate Governance (Tata Kelola Perusahaan Yang Sehat). PT. Damar Mulia Pustaka.  Jakarta.

Tangkilisan, H.N.S. 2008. Kebijakan Publik. Untuk Pemimpin Berwawasan Internasional Perubahan Kecil Membuat Perbedaan Besar. Peta Sukses dari United Nations Balairung & Co. Yogyakarta.

PERATURAN

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 Tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah.

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 13 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Quick Wins.

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2011. Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (knowledge management).