Inspektorat Provinsi Sulawesi Selatan » Artikel » Aplikasi Sederhana Tentang SPPD Dengan Macro Excel

Aplikasi Sederhana Tentang SPPD Dengan Macro Excel

Artikel dan Aplikasi Sederhana Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dengan menggunakan Macro Excel ini di rancang dan ditulis oleh Surahmanto, S.Sos., M.Si., Kepala Sub Bagian Administrasi  dan Umum  pada Inspektorat Provinsi Sulawesi Selatan.

LATAR BELAKANG

Aplikasi Sederhana tentang Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) ini dirancang penulis dilatarbelakangi oleh ditetapkannya Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 67 Tahun 2011 tanggal 14 November 2011 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pimpinan dan Anggota DPRD, Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Tidak Tetap dalam lingkup Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan.

Dengan ditetapkan Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan yang baru ini maka perlu dilakukan penyesuaian-penyesuaian terhadap satuan biaya Perjalanan Dinas sebelumnya yaitu Keputusan  Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 4171/XII/Tahun 2008.

Untuk melakukan penyesuaian satuan biaya SPPD tersebut, penulis membuat aplikasi sederhana dengan Database menggunakan Macro Excel. Selama ini masih banyak pengguna Excel yang mengelola database secara manual menggunakan fungsi dan fitur Excel. Penggunaan database secara manual memang dapat menangani berbagai permasalahan dalam pekerjaan perkantoran sehari-hari.

Namun demikian, waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut relatif lama dan terkadang membosankan.  Sebagai contoh hal ini adalah salah satu perkerjaaan sehari-hari yang dikerjakan pada Sub Bagian Administrasi dan Umum adalah melakukan pelayanan proses penyelesaian administrasi SPPD beserta lampiran-lampiran lainnya berupa kuitansi dan rincian biaya perjalanan dinas bagi setiap Pegawai Inspektorat Provinsi Sulawesi Selatan yang ditugaskan melakukan perjalanan dinas baik dalam daerah maupun keluar daerah.

Di dalam proses pembuatan SPPD selama ini menurut pengamatan beberapa teman, masih terjadi keterlambatan. Disisi lain Sarana/Prasarana berupa alat pengolah data (Komputer dan Printer) dan Sumber Daya Manusia yang dimiliki sudah mencukupi. Aplikasi Sederhana SPPD yang serupa pernah penulis buat pada tahun 1990-1991 untuk membantu tugas pada Sub Bagian Keuangan, waktu itu penulis masih menggunakan software LOTUS-123 dan LOTUS-24.

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan Tujuan dibuatnya Aplikasi Sederhana SPPD dengan Macro Excel ini adalah untuk membantu kepada staf pengelola pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang diberi tugas dalam memberikan pelayanan proses administrasi pembuatan/penyelesaian SPPD beserta lampiran-lampirannya berupa Kuitansi dan Rincian Biaya perjalanan dinas dengan cepat, tepat dan akurat.

Selain itu, dengan menggunakan Database dan fitur Macro dalam Excel mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut :

-       Menghemat waktu, penyelesaian pekerjaan administrasi SPPD menggunakan Macro lebih cepat dibandingkan dengan cara manual;

-       Menghemat tenaga, selain menghemat waktu, penyelesaian pekerjaan mengunakan Macro juga menghemat tenaga karena prosesnya berlangsung secara otomatis.

-       Mengurangi tingkat kesalahan, kemungkinan adanya kesalahan dalam menyelesaikan pekerjaan proses administrasi SPPD secara manual dapat saja terjadi. Meskipun ada staf yang ahli dalam menggunakan Excel. Penyelesaian pekerjaan menggunakan macro secara konsisten akan menyelesaiakan pekerjaan berdasarkan perintah yang tertulis dalam kode program, sehingga tingkat kesalahan yang mungkin timbul sangat kecil. Kesalahan hanya terjadi apabila ada kesalahan perintah pada kode program.

Dengan Aplikasi Sederhana ini, dari segi pengawasan dan pengendalian internal dapat diketahui dengan cepat Pembebanan Anggaran dan Realisasi Anggaran kegiatan perjalanan dinas yang dilakukan ke dalam Kode Rekening/Kode Kegiatan yang sesuai dalam DPA-SKPD.

Sebelum menuju Aplikasi Sederhana SPPD ini, alangkah baiknya perlu diketahui terlebih dahulu beberapa pengertian/istilah yang dimaksud dalam Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 67 Tahun 2011 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pimpinan dan Anggota DPRD, Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Tidak Tetap dalam lingkup Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan, sebagai berikut :

  1. Perjalanan dinas dalam negeri yang selanjutnya disebut perjalanan dinas adalah perjalanan dinas ke luar tempat kedudukan baik perseorangan maupun secara bersama yang jaraknya sekurang-kurangnya (lima) kilometer dari batas kota, yang dilakukan dalam wilayah Republik Indonesia untuk kepentingan negara dan/atau daerah atas perintah Pejabat yang Berwenang, dan terbagi atas perjalanan dinas luar daerah dan perjalanan dinas dalam daerah.
  2. Perjalanan Dinas Luar Daerah adalah perjalanan dinas adalah perjalanan dinas ke luar provinsi tempat kedudukan baik perseorangan maupun secara bersama yang jaraknya sekurang-kurangnya (lima) kilometer dari batas kota, yang dilakukan dalam wilayah Republik Indonesia untuk kepentingan negara dan/atau daerah atas perintah Pejabat yang Berwenang.
  3. Perjalanan Dinas Dalam Daerah adalah perjalanan dinas adalah perjalanan dinas dalam daerah provinsi tempat kedudukan baik perseorangan maupun secara bersama yang jaraknya sekurang-kurangnya (lima) kilometer dari batas kota, yang dilakukan dalam wilayah Provinsi Sulawesi Selatan untuk kepentingan negara dan/atau daerah atas perintah Pejabat yang Berwenang.
  4. Pejabat yang berwenang adalah Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran dan/atau atasan Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran.
  5. Lumpsum adalah uang perjalanan dinas yang dibayarkan sekaligus untuk kebutuhan perjalanan dinas.
  6. Biaya Riil dan/atau At Cost adalah uang perjalanan dinas yang dibayarkan sesuai dengan bukti pengeluaran yang sah.
  7. Surat Perintah Perjalanan Dinas yang selanjutnya disebut SPPD adalah surat perintah kepada Pejabat Negara, Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Tidak Tetap untuk melaksanakan perjalanan dinas.
  8. Pejabat Negara dan Pegawai Negeri Sipil yang melakukan perjalanan dinas diberikan biaya perjalanan dinas berdasarkan dengan pangkat/golongan yang bersangkutan.
  9. Pegawai Negeri Sipil Golongan I dapat melakukan perjalanan dinas sesuai dengan pertimbangan Pejabat Yang Berwenang.
  10. Pegawai Tidak Tetap yang melakukan perjalanan dinas diberikan biaya perjalanan dinas yang besarnya disetarakan dengan PNS Golongan II sesuai dengan tingkat pendidikan/tugas yang bersangkutan.
  11. Biaya Perjalanan Dinas terdiri dari :
    1. Uang Harian yang meliputi Uang Saku, Uang Makan dan Uang Angkutan Setempat.
    2. Uang Penginapan
    3. Uang Representasi
    4. Uang Transport Perjalanan
    5. Uang Transport dari dan menuju Bandara
  12. Uang Harian yang meliputi Uang Saku, Uang Makan, Uang Angkutan Setempat dan Uang Transport dari dan menuju ke Bandara serta Uang Penginapan dan Uang Representasi dibayarkan secara Lumpsum dan merupakan batas tertinggi.
  13. Uang Transport Perjalanan dalam rangka perjalanan dinas jabatan dibayarkan sesuai dengan Biaya Riil (At Cost).
  14. Pembayaran Riil (At Cost) adalah pembayaran sesuai dengan jumlah harga tiket pesawat udara/angkutan darat/angkutan laut yang digunakan dalam perjalanan dinas.
  15. Pembayaran Riil (At Cost) dapat juga dilakukan setelah selesai melaksanakan perjalanan dinas, dengan cara melampirkan bukti pengeluaran yang sah.
  16. Pada saat melampirkan bukti pengeluaran yang sah dari uang transport perjalanan, jika terdapat selisih lebih wajib dikembalikan dan jika terdapat selisih kurang berhak mendapat tambahan uang transport perjalanan.
  17. Besarnya Uang Transport Perjalanan Dinas mengacu kepada besarnya biaya menurut jenis alat angkutan yang digunakan dalam melaksanakan perjalanan dinas.
  18. Angkutan Perjalanan Dinas dapat mengunakan pesawat udara, angkutan darat dan angkutan laut sesuai kebutuhan.
  19. Penentuan jenis alat angkutan perjalanan dinas ditetapkan oleh pejabat yang berwenang yang tercantum dalam SPPD.

LARANGAN DAN PERTANGGUNG JAWABAN PERJALANAN DINAS

Pejabat Negara, Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Tidak Tetap dilarang melakukan perjalanan dinas rangkap (dua kali atau lebih) untuk pelaksanaan perjalanan dinas yang dilakukan dalam waktu yang bersamaan.

Pejabat Negara, Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Tidak Tetap yang melakukan perjalanan dinas wajib menyampaikan laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas paling lambat 3 (tiga) hari setelah melaksanakan perjalanan dinas.

Aplikasi ini sudah digunakan oleh Bagian Keuangan Inspektorat Provinsi Sulawesi Selatan. Bagi yang membutuhkan penjelasan lebih jauh, penjelasan Tehnis dan cara pengoperasian dapat di download di sini

Aplikasi dapat di download di sini

Bagi yang berminat mendapatkan penjelasan lebih jauh terkait tehnis pengoperasian program ini, silahkan menghubungi Sub Bagian Administrasi dan Kepegawaian Inspektorat Prov. Sulsel melalui email: info@inspektoratsulsel.org

Written by

Filed under: Artikel

Leave a Reply

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>